1. Niniejszy regulamin (w dalszej treści określany jako „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu NieKongres Animatorów i Animatorek Kultury 2023, który odbędzie się w dniach 14-16 czerwca 2023 roku w Gdańsku (w dalszej treści określanym jako „NieKongres”), w tym zasady rejestracji uczestników i uczestniczek poprzez serwis internetowy NieKongresu dostępny pod adresem: www.niekongres.pl (w dalszej treści określany jako „Serwis Internetowy NieKongresu”).
2. Organizatorami NieKongresu są: Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk. NIP: 5833123864, REGON: 221188030 oraz Forum Kraków z siedzibą Warszawie, ul Siekierkowska 28, 00-709 Warszawa (w dalszej treści określani jako „Organizatorzy”).
3. Uczestnikiem/Uczestniczką NieKongresu jest osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w NieKogresie na zasadach określonych w Regulaminie poprzez dokonanie zgłoszenia na zasadach określonych poniżej (w dalszej treści określana jako „Uczestnik/Uczestniczka”).
4. Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą podczas NieKongresu prelekcję na wybrany przez Organizatorów temat, poprowadzą warsztat lub zorganizują wizytę studyjną (w dalszej treści określani jako „Prelegenci”).
5. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (j.t. Dz.U. z 2023r., poz. 616 ze zm.).
1. REJESTRACJA: Warunkiem uczestnictwa w NieKongresie jest dokonanie najpóźniej do dnia 19 kwietnia 2023 r. rejestracji za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w Serwisie Internetowym NieKongresu (w dalszej treści określane jako „Rejestracja”) pod linkiem www.niekongres.pl poprzez uzupełnienie formularza rejestracyjnego (w dalszej treści określanego jako „Formularz Rejestracyjny”).
2. Rejestracja może być dokonywana przez całą dobę, we wszystkie dni tygodnia.
3. Warunkiem dokonania Rejestracji jest podanie w trakcie uzupełniania w Formularzu Rejestracyjnym danych Uczestnika/Uczestniczki, tj.: imię, nazwisko, nazwa reprezentowanej instytucji/organizacji, adres poczty elektronicznej, miejsce zamieszkania (województwo) oraz umotywowania uczestnictwa w NieKongresie. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem rzeczywistym.
4. Możliwe jest zgłoszenie maksymalnie dwóch osób reprezentujących jedną instytucję/organizację. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość odrzucenia zgłoszenia, jeśli z jednej instytucji/organizacji zostanie zgłoszonych więcej niż dwie osoby. Kolejne osoby z jednej instytucji/organizacji mogą zostać przyjęte w miarę wolnych miejsc.
5. Udział w NieKongresie jest bezpłatny.
6. Po zamknięciu Rejestracji następuje okres weryfikacji zgłoszeń i ich zgodności z Regulaminem. Najpóźniej 14 dni roboczych od daty zakończeniu Rejestracji Uczestnik/Uczestniczka otrzyma drogą mailową na adres zadeklarowany w Formularzu Rejestracyjnym odpowiedź z informacją o statusie swojej rejestracji.
7. Liczba miejsc na NieKongresie jest ograniczona i proporcjonalna dla poszczególnych województw. O pozytywnej weryfikacji zgłoszenia decyduje kolejność jego wpłynięcia oraz zgodność zgłoszenia z Regulaminem oraz z zasadą różnorodności przyświecającej NieKongresowi.
8. Pozytywna weryfikacja oznacza możliwość uczestniczenia w sesjach plenarnych i wybranych przez Uczestnika/Uczestniczkę wydarzeniach podczas NieKongresu. Wszystkie warsztaty, wizyty studyjne oraz niektóre wydarzenia towarzyszące mają ograniczoną liczbę miejsc. Rejestracja na poszczególne wydarzenia zostanie uruchomiona nie później niż 24 maja 2023 r., Formularz Rejestracyjny zostanie wówczas rozesłany Uczestnikom drogą mailową. O możliwości uczestnictwa decyduje kolejność zgłoszeń.
9. Zgłoszenie udziału w sposób określony w niniejszym Dziale przez Uczestnika/Uczestniczkę jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem Regulaminu oraz warunków uczestnictwa w NieKongresie.
10. REZYGNACJA: Uczestnik/Uczestniczka może dokonać rezygnacji z uczestnictwa w NieKongresie. Powinien zrobić to pisemnie, pisząc na adres e-mail: kontakt.niekongres@ikm.gda.pl. Miejsce Uczestnika/Uczestniczki, który/-a zrezygnował/-a z udziału w NieKongresie może zostać wykorzystane przez kolejną pozytywnie zweryfikowaną osobę.
11. REKLAMACJE: Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatorów powinny być przesłane na następujący adres e-mail przedstawiciela Organizatorów: kontakt.niekongres@ikm.gda.pl w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia NieKongresu. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Rejestracyjnego przez Uczestnika/Uczestniczkę błędnych danych.
2. WIZERUNEK: Przebieg NieKongresu będzie rejestrowany w formie fotografii i filmów przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatorów.
2.1 Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Uczestnika/Uczestniczkę zgody na utrwalenie i wykorzystanie przez Organizatorów wizerunku Uczestnika/Uczestniczki utrwalonego w trakcie NieKongresu przez Organizatorów lub podmioty działające na zlecenie i za zgodą Organizatorów. Zgoda powyższa obejmuje w szczególności utrwalenie wizerunku Uczestnika/Uczestniczki na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, w tym w postaci zdjęć i materiałów wideo oraz wykorzystanie utrwalonego wizerunku w celach komercyjnych, handlowych, marketingowych, reklamowych i promocyjnych (w tym w mediach społecznościowych, artykułach prasowych i materiałach reklamowych NieKongresu) związanych pośrednio lub bezpośrednio z działalnością Organizatorów w Polsce i poza granicami Polski podejmowanych przez Organizatorów lub osoby trzecie działające w porozumieniu z Organizatorami.
2.2. Powyższa zgoda obejmuje także wykorzystanie wizerunku, imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, głosu i wypowiedzi udzielonych dobrowolnie przez Uczestnika/Uczestniczkę w trakcie NieKongresu (np. w formie wywiadu przed kamerą). Jednocześnie Organizatorzy zastrzegają, że filmowanie, fotografowanie i nagrywanie NieKongresu bez zgody Organizatorów jest zabronione. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności w przypadku, gdy utrwalenie i wykorzystanie wizerunku (a także imienia, nazwiska, wypowiedzi, głosu) nastąpiło bez ich zgody.
2.3. Poprzez akceptację Regulaminu Uczestnik/Uczestniczka, który/-a wskaże w Formularzu Rejestracyjnym, że reprezentuje określoną instytucję/organizację wyraża Organizatorom zgodę na publikowanie w Serwisie Internetowym NieKongresu oraz na fanpage’ach Organizatorów w portalu Facebook nazwy instytucji/organizacji reprezentowanej przez tego/tą Uczestnika/Uczestniczkę wraz z nazwą zajmowanego przez niego/nią w tej instytucji/organizacji stanowiska. Odpowiedzialność za wyrażenie zgody na powyższe działania Organizatorów ponosi wyłącznie Uczestnik/Uczestniczka i w przypadku zwrócenia się z jakimikolwiek roszczeniami przez instytucję/organizację, którą wskazał/-a, jako tę którą reprezentuje, Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do zaspokojenia wszelkich roszczeń skierowanych przez instytucję/organizację do Organizatorów NieKongresu, związanych z udzieloną przez niego/nią zgodą.
3. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do punktualnego przybycia na NieKongres. W przypadku spóźnienia się możliwość udziału w NieKongresie może być ograniczona.
4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji osób, które pojawią się w rejestracji NieKongresu celem odbioru identyfikatora uprawniającego do udziału w NieKongresie pod kątem, czy dokonały zgłoszenia w sposób zgodny z Regulaminem, oraz odmowy wstępu na NieKongres osobom, które nie dokonały zgłoszenia przez Formularz Rejestracyjny lub których dane różnią się od danych osoby weryfikowanej po przesłaniu Formularza Rejestracyjnego.
5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika/Uczestniczki zostawione, zagubione lub skradzione podczas NieKongresu.
6. Uczestnik/Uczestniczka ponosi odpowiedzialność za zniszczenia dokonane przez niego/nią w miejscu organizacji NieKongresu.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wykluczenia Uczestnika/Uczestniczki z udziału w NieKongresie w przypadku, gdy działania Uczestnika/Uczestniczki naruszają porządek publiczny, negatywnie wpływają na dobre imię Organizatorów lub w inny sposób wyrządzają lub mogą wyrządzić im szkodę, a także jeśli utrudniają lub uniemożliwiają prowadzenie NieKongresu lub poszczególnych wydarzeń realizowanych w jego w ramach. Wykluczenie Uczestnika/Uczestniczki z jego/jej winy nie wpływa na prawa Organizatorów.
8. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego od Organizatorów. Organizatorzy zastrzegają, że osoby bez identyfikatora nie będą wpuszczane do miejsca odbywania się NieKongresu oraz na wydarzenia towarzyszące, które odbywać się będą w ramach programu NieKongresu.
9. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do zapoznania się oraz przestrzegania Regulaminu korzystania z obiektu, w którym odbywa się NieKongres oraz Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Regulaminy oraz instrukcje dostępne są w miejscach realizacji NieKongresu.
10. ODWOŁANIE NIEKONGRESU: Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu NieKongresu z przyczyn niezależnych od Organizatorów oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie udostępnionym w Serwisie Internetowym NieKongresu. Z tego tytułu Uczestnikowi/Uczestniczce nie przysługują względem Organizatorów jakiekolwiek roszczenia. Organizatorzy zobowiązują się przy tym do publikacji w Serwisie Internetowym NieKongresu aktualnych informacji dotyczących NieKongresu.
11. Organizatorzy zastrzegają prawo do zmiany miejsca, w którym odbędzie się NieKongres (w obrębie miasta Gdańska), o czym zobowiązani są poinformować w Serwisie Internetowym NieKongresu.
12. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności w przypadku odwołania NieKongresu, zmiany terminu lub miejsca z przyczyn niezależnych od Organizatorów (np. pożar, kataklizm itp.).
1. Rejestracja – Zgłoszenie do udziału w NieKongresie jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika/Uczestniczki do celów związanych ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem NieKongresu.
2. Administratorem danych osobowych są Organizatorzy NieKongresu, którzy zobowiązują się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych Uczestników NieKongresu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych zgodnie z normami zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), ustawie o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów prawa krajowego.
3. Uczestnik/Uczestniczka NieKongresu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
4. Zebrane przez Organizatorów dane osobowe będą gromadzone i przetwarzane jedynie do celów organizacji i realizacji NieKongresu oraz będą przetwarzane przez okres wymagany do realizacji NieKongresu, a następnie przez okres 14 dni po jego zakończeniu..
5. Każdy/-a Uczestnik/Uczestniczka ma prawo wniesienia skargi do organu nadzoru (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uzna, iż przetwarzanie jego/jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Podanie danych osobowych przez Uczestnika/Uczestniczkę jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie we wskazanym celu powoduje brak możliwości wzięcia udziału w NieKongresie.
1. W razie zaistnienia sporu, Organizatorzy i Uczestnik/Uczestniczka rozwiążą go polubownie. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie sporu nie było możliwe właściwym dla rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Organizatora – Instytutu Kultury Miejskiej.
2. Regulamin dostępny jest w Serwisie Internetowym NieKongresu. Na życzenie Uczestnika/Uczestniczki, Organizatorzy wyślą Regulamin na adres e-mail Uczestnika/Uczestniczki podany w trakcie Rejestracji.
3. Jeśli w niniejszym Regulaminie nie wskazano inaczej, kontakt pomiędzy Organizatorami a Uczestnikiem/Uczestniczką, który/-a przesłał/-a Organizatorom Formularz Rejestracyjny odbywa się drogą elektroniczną po stronie Uczestnika/Uczestniczki na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym, a po stronie Organizatorów na następujący adres e-mail: kontakt.niekongres@ikm.gda.pl.
4. Regulamin wchodzi w życie w dniu 11 kwietnia 2023 roku.
5. ZMIANY REGULAMINU: Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia ich zamieszczenia w Serwisie Internetowym NieKongresu.